Az Ügyfélkapu használatához Önnek rendelkeznie kell személyes ügyfélkapuval. A személyes ügyfélkapu létrehozása a www.magyarorszag.hu Kormányzati Portálon történik.
A személyes ügyfélkapu biztosítja Önnek, hogy az Interneten keresztül intézze ügyeit. Ahhoz, hogy egy adott cég nevében eljárjon a Magyar Kereskedelmi Engedélyezési Hivatalnál személyesen, egyszer, be kell mutatnia annak az okmánynak az eredeti példányát, amely felhatalmazza Önt az adott cég képviseletére. A Hivatal bekéri Öntöl az adott cég adószámát, az Ön ügyfélkapus felhasználó nevét és e-mail címét.
Az ügyfélkapus felhasználói név, az adószám és az érkeztetőszám (amelyet az ügy kezdeményezésekor kapott) ismeretében lekérdezheti az Ön által kezdeményezett ügy állását.
Az ügyfélkapus felhasználói név és az adószám megadása után - amennyiben rendelkezik legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással - kérelem vagy egyéb jellegű beadványát beküldheti elektronikus úton.